Protection des Données à Caractère Personnel 


Notre société relève d'une activité de sous-traitance, et dans ce cadre nous mettons en oeuvre une politique de sécurité et de confidentialité des informations que vous nous confiez pour la réalisation de nos différentes missions. La confidentialité est partie intégrante du secret professionnel qui s'applique à nos services, et de façon spécifque dans le cadre de la protection des données personnelles.

Dans cette page d'information liée au RGPD, Réglement Général sur la Protection des Données applicable à compter du 25 mai 2018, nous vous précisons quelles données notre cabinet utilise pour votre compte, ainsi que les données utilisées en interne pour nos propres besoins de gestion dans le cadre des missions confiées.

 

PERSONNES CONCERNÉES PAR LES DONNÉES TRAITEES :

Notre cabinet est amené à traiter les données à caractère personnel  dont les origines peuvent être les suivantes :

- Missons réalisées par le cabinet par typologie : qu'il s'agisse de clients, ou de prospects, personnes physiques ou morales. Que ce soit dans le cadre de relations techniques ou commerciales ou de la réalisation des services, nous pouvons être amenés à utiliser différentes informations dont l'usage est strictement encadré. Ces informations sont répertoriées au travers de listes de données en lien avec le "registre des traitements" prévu à l'article 30 du RGPD qui s'impose aux entreprises de plus de 250 personnes.

- Gestion interne du cabinet :  Les collaborateurs du cabinet ont des comptes utilisateurs définis selon une hiérarchie des postes et des sites ainsi que des clients gérés. Ces comptes sont protégés par différents outils non précisés car relevant de la sécurité informatique avec notamment une anonymisation, et une gestion des mots de passe. Les partenaires professionnels du cabinet ont des accés limités pour des besoins techniques selon une autorisation accordée d'une durée limitée et contrôlée par un responsable habilité.

Les informations détaillées sont précisées dans un document détaillé établi en interne sur la base des préconisations de l'Ordre des Experts-comptables dans un manuel de procédures relatif à la protection des données.
 

TYPES D'INFORMATIONS PERSONNELLES DETENUES

Notre société recueille des données, dont certaines sont personnelles, uniquement dans le but de permettre la fourniture de services de qualité. 

Ces informations peuvent être recueillies directement, lorsque vous prenez contact avec le cabinet afin de pouvoir définir notre mission selon que vous êtes une entreprise ou un particulier ou ensuite lors de la mission lors des échanges avec les collaborateurs. L'obtention se fait par divers moyens de communication (courriers, mails, ...) , et peut se faire via des partenaires tiers (banques, fournisseurs, clients,...) au travers de liaisons sécurisées sur la base d'un mandat explicite signé par chaque client lorsqu'il signe sa lettre de mission ainsi que les différents mandats requis (mandat fiscal, social, bancaire,... ).
 
Certaines informations peuvent être transmises ou archivées également par nos partenaires notamment informatiques dans le cas où nos bases de données ne sont pas hébergées par le cabinet. Dans ce cas nous avons été amenés à vérifier que ces prestataires nous assurent le respect des régles de sécurités requises en la matière. Dans le cadre de ce processus déclaratif, nos partenaires nous ont précisé qu'ils respectaient le RGPD et que leurs serveurs étaient actuellement hébergés en France.

Le cabinet ne collecte et n'utilise pas les données personnelles présentes dans ses bases à d'autres fins que celles de la fourniture des services souscrits. Il s'agit notamment des données envoyées, publiées ou  générées via différents outils pour les services que nous mettons à votre disposition à différents usages au travers de communications électroniques, de flux réseaux ou de données  stockées ou archivées sur les serveurs utilisés par le cabinet.
 

UTILISATION DES DONNEES PERSONNELLES

Notre cabinet propose une gamme étendue des services autour de plusieurs axes majeurs : comptabilité, fiscalité, audit, conseil, expertise judiciaire,  accompagnement juridique, missions sociales, création, développement en France et l'international, ... et pour cela nous utilisons des services d'hébergement via des liens télécoms, interfaces et sites web et d'autres outils de communication en lien avec différents partenaires et éditeurs.  Les informations utilisées concernent les services avec des procédures "encadrées" pour les obtenir, les traiter et les diffuser via nos différents outils logiciels. 

Dans le cadre de notre assistance quotidienne, nous utilisons les informations pour communiquer avec vous, vous informer techniquement et administrativement sur les services qui vous sont rendus.

Dans le cadre d'actions commerciales ou de communication, nous vous proposerons d'informer votre entreprise sur nos services. Nous avons, à ce titre recueilli, des adresses d'entreprises ou fait le choix de communiquer des coordonnées professionnelles directes de vos collaborateurs. Le fait de communiquer ces coordonnées vaut acceptation de ces communications.

Nous utilisons les données relatives aux candidatures déposées auprès de notre service Ressources Humaines mais uniquement aux fins de nos activités de  recrutement. Le fait de communiquer ces données vaut acceptation du stockage des informations fournies à votre initiative dans ce cadre par nos services RH pendant une durée maximale de 3 ans.

En aucun cas nous n'utilisons les données à caractère personnel à d'autres fins que celles pour lesquelles vous nous les avez confiées ou celles pour lesquelles elles ont été collectées. Nous n'utilisons notamment pas ces données à des fins de revente de fichier à des tiers, de commercialisation des données, des constitutions de bases ou de profilage. Nous ne mettons en oeuvre aucun traitement massif des données à caractère personnel en vue d'une exploitation commerciale, d'analyse d'habitude d'achat ou d'analyse de marché. En revanche, les flux d'informations comptables, sociales, bancaires, ou juridiques peuvent être anonymisées et utilisées sans rémunération, via une plateforme professionnelle à un usage interne purement statistique dans le but de scorer les performances de votre entreprise.

Dans le cadre des finalités suscitées, nous pouvons être amenés à communiquer des données à caractère personnel :
• Aux membres du personnel du cabinet habilités à traiter cette information,
• A l'un de nos sous-traitants (impôts, organismes de protection sociale, banques,..) pour la fourniture d'un service prévu,
• A l'un de nos partenaires pour établir une communication ou effectuer une transaction que vous avez demandée ou autorisée,
• Lorsque nous sommes autorisés à le faire afin de servir nos intérêts légitimes ;
• Dans les cas où la loi nous l'impose ou nous y autorise (lutte contre le blanchiment ou le terrorisme,...).
 

LA SÉCURITÉ DE VOS INFORMATIONS 

Notre cabinet veille à prendre  les mesures nécessaires à la sécurité des informations et des données que nous recueillons, que ce soit au niveau matériel,  de protection électronique ou de gestion.

Dans ce cadre, nous vous attribuons des mots de passe définis par le cabinet selon des règles destinées à vous assurer la sécurité de vos informations ; pour cela  vous êtes empêchés d'utiliser un identifiant ou un mot de passe trop évident, et en changeant régulièrement de mot de passe que vous ne communiquez à personne.

La manière dont vous accédez à vos données personnelles ou dont vous les contrôlez dépend des produits que vous utilisez. Vous pouvez consulter, modifier ou supprimer vos données personnelles pour vos services sur des portails de gestion selon votre profil et selon les  options retenues.
 

EN CAS DE VIOLATION DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Si vous êtes témoin d'une violation de Données à Caractère Personnel concernant notre cabinet ou un service que nous hébergeons par un tiers sous-traitant, nous vous remercions de nous contacter, grâce au formulaire de constat de violation de Données à Caractère Personnel (ci-dessous).

Vous pouvez nous contacter via votre compte sur notre portail client ou via le formulaire ci-dessous pour nous permettre d'authentifier et de traiter vos demandes.


A titre de sous-traitant de ses clients, notre cabinet n'est en principe pas responsable des traitements mais nous nous engageons à vous informer de tout cas de violation de données sensibles vous concernant et à faire appel aux autorités compétentes selon les dispositions prévues par le règlement européen.


 

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