Le coffre-fort electronique pour la gestion des documents administratifs

31 Janvier 2018
Votre employeur vous propose de recevoir vos bulletins de paies par voie électronique en toute sécurité avec la création d'un coffre-fort électronique individuel qui vous permettra de gérer également vos documents administratifs gratuitement.
 
Nous vous mettons à disposition l'information nécessaire pour vous permettre de comprendre le dispositif.


La solution DIGIPOSTE :

Digiposte est un coffre-fort numérique c'est-à-dire un service hautement sécurisé pour archiver, indexer et retrouver des fichiers numériques sensibles : documents administratifs, factures, relevés, contrats, photos,  etc…  Par  rapport  à  un  espace  de  stockage  simple  tel  qu'un  système  de  sauvegarde  de données, il offre une garantie et une responsabilité particulière de la part du prestataire sur la restitution et l'intégrité des données.

Digiposte a mis en place une sauvegarde hautement sécurisée de tous les documents déposés dans les coffres sur différents serveurs de données, indépendants et physiquement distants. Les données sont  redondées.  Les  serveurs  font  l'objet  de  sauvegardes  régulières  pour  parer  à  tout  risque  de destruction  en  cas  d'incident  et  pour  garantir  la  complète  intégrité  et  confidentialité  des  documents électroniques garanties et basées sur les standards et normes en vigueur NF Z 42-013 (Mesures de conservation  et  d'intégrité  des  documents  lors  de  leur  archivage,  leur  stockage  et  leur  restitution), ISO9001  (Certification  de  façon  uniformisée  des  sites  de  stockage.),  ISO27001  (Certification  des systèmes de gestion de la sécurité des systèmes d'information).

Digiposte  bénéficie,  en  plus  de  sa  propre  sécurité,  de  la  sécurité  du  groupe  La  Poste  auxquelsappartiennent les data center, hébergés en France.   Digiposte ne pratique aucune exploitation des données à titre publicitaire c'est-à-dire qu'aucun fichier publicitaire basé sur le contenu des documents n'est constitué ni vendu et qu'aucune publicité n'est adressée via Digiposte. Les adhérents ne reçoivent dans leur coffre Digiposte que les documents qu'ils ont choisis.  
 
Si vous avez dématérialisé vos bulletins de paie avant le 1 er  janvier 2017 avec la solution Digiposte, vous n'avez rien à faire et êtes en conformité avec la Loi Travail.  En effet, le coffre-fort Digiposte est compatible avec le Compte Personnel d'Activité. 

Présentation générale du dispositif DIGIPOSTE :  La solution Digiposte
 


-La solution actuelle de  l'armoire de classement :


 

 

- Les deux solutions de gestion pour l'employeur :

 
1 -Solution OPT IN, Process :  
Un recensement est nécessaire pour recueillir les adhésions des  volontaires à recevoir leur bulletin de salaire sur DIGIPOSTE ; Ensuite, l'employeur informe l'ensemble des salariés de sa volonté de dématérialiser les bulletins de salaire. Le salarié est invité à se connecter à une URL et suivre le parcours d'enrôlement avec les formulaires pré-remplis selon détail fichier joint :    Digiposte-opt-in.pdf

Pour chaque nouveau salarié, un mode opératoire d'adhésion lui sera remis avec son contrat de travail par le gestionnaire RH. Après avoir reçu son 1 er bulletin de salaire sous format papier et suivi le mode opératoire remis en amont, il pourra ouvrir son coffre et rechercher son entreprise. Il recevra ainsi son prochain bulletin de paie sous format numérique.
2 - Solution  OPT OUT, Process :
Par défaut, les bulletins de paie sont dématérialisés et envoyés dans un coffre-fort DIGIPOSTE sur l'ensemble des salariés. Le salarié se connecte au lien URL  reçu par courrier,  il s'identifie avec son matricule RH et un code de sécurité, vérifie que les informations pré-remplies sont correctes et valide son adhésion en personnalisant ses identifiants ( mot de passe, question secrète ) selon détail fichier joint :  Digiposte-opt-out.pdf

Le salarié qui souhaite recevoir sous format papier ferme son DIGIPOSTE ce qui génère automatiquement un envoi sous format papier. Pour chaque nouveau salarié le gestionnaire RH dépose le flux de bulletins de salaire en incluant les nouveaux salariés. Un coffre est crée automatiquement, le salarié reçoit un courrier lui expliquant le mode opératoire d'adhésion avec ses codes.
 

- Modèle de courrier informant le salarié :

Chaque salarié recevra par courrier postal un document lui expliquant la procédure pour se connecter.

 Modele-courrier.pdf
 
Votre employeur vous aidera si besoin à effectuer les démarches nécessaires et répondre à toutes les questions que vous pourriez vous poser dans le cadre de ce dispositif
 
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